En tant que concierge, vous êtes amené à réaliser de nombreuses tâches au quotidien. Il est facile de se retrouver avec un planning surchargé et de crouler sous l’administratif. Mais rassurez-vous : il est tout aussi simple d’alléger ce planning en automatisant ces tâches chronophages ! La solution : utiliser un logiciel de gestion. Découvrez comment bien le choisir dans cet article !
Les critères de choix d’un logiciel de conciergerie
Il existe de nombreux logiciels de gestion conciergerie sur le marché. Organilog, LoungeUp, Jana, Sage, Ogustine… Tous disposent de fonctionnalités potentiellement intéressantes pour votre activité. Mais comment faire le bon choix ? Découvrez les principaux critères à vérifier pour déterminer le meilleur outil de gestion concierge pour votre entreprise.
Fonctionnalités : gestion des tâches, communication et réservation
La première chose à faire pour bien choisir un logiciel de conciergerie est de voir s’il correspond à vos besoins. Posez-vous un instant pour réfléchir aux fonctionnalités qui vous intéresseraient : que recherchez-vous réellement ?
Listez clairement vos attentes et voyez si elles correspondent aux fonctionnalités de l’outil. Cela peut-être :
- Réaliser des documents administratifs facilement (factures, devis, contrats…) ;
- Planifier vos différentes missions et suivre leur avancée ;
- Suivre les réservations en temps réel et simplifier les check-in et check-out ;
- Générer des rapports sur la rentabilité de votre entreprise ;
- Centraliser les échanges entre gestionnaire et locataires sur une interface unique ;
- Accéder à l’outil à tout endroit et à tout moment.
Seul vous pouvez connaître les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin. Par exemple, vous n’aurez pas forcément les mêmes besoins selon que vous gériez une conciergerie Airbnb ou une conciergerie en ligne.
Pensez également à vous renseigner sur la politique de mise à jour de l’outil. A quelle fréquence sont-elles réalisées ? Sont-elles gratuites ? Automatiques ? Il est important qu’une telle solution soit mise à jour régulièrement afin de continuer à être performante.
Interface utilisateur : convivialité, ergonomie et expérience utilisateur
Regardez ensuite du côté de l’interface utilisateur. Vous allez utiliser quotidiennement ce logiciel de conciergerie privée. Celui-ci doit simplifier vos missions (et non l’inverse !).
Pour cela, optez pour un outil de gestion facile à utiliser et ergonomique. L’interface doit vous sembler claire. Les différentes tâches doivent pouvoir être réalisées en quelques clics (sans devoir vous référer au manuel d’utilisation à chaque fois). Il peut être intéressant de pouvoir y accéder depuis le support de votre choix (ordinateur, tablette, smartphone…) et sans internet.
En bref : l’idée est de gagner en temps et en efficacité, mais aussi de vous alléger l’esprit.
Il existe toutes sortes de logiciels de conciergerie sur le marché. Il est tout à fait possible de trouver un outil ergonomique et simple d’utilisation. Par ailleurs, les plus complexes de prime abord ne sont pas forcément les plus performants !
N’hésitez pas à demander une démonstration gratuite avant tout engagement. Celle-ci vous permettra de tester la solution pendant quelques jours afin de vérifier que son interface vous corresponde.
Intégration : compatibilité avec les systèmes existants
Un autre point à vérifier pour bien choisir votre logiciel de conciergerie se situe au niveau de l’intégration. Celui-ci doit être compatible avec les autres systèmes que vous utilisez (CRM, solution de gestion hôtelière…).
Bien entendu, il existe une solution encore plus simple : choisir un logiciel tout-en-un. En effet, certains outils vous offrent la combinaison de l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à votre activité de concierge.
Sécurité et confidentialité : protection des données clients
Examinez ensuite la politique de confidentialité du logiciel. L’outil est-il fiable ? Les données clients sont-elles bien protégées ? Vos clients vont être amenés à donner de nombreuses informations lors de leurs réservations de locations saisonnières. Celles-ci doivent absolument être sécurisées.
De nos jours, il est indispensable de choisir un outil conforme à la réglementation GDPR. Il doit offrir un haut niveau d’exigence en matière de confidentialité et de sécurité des données. Il est également nécessaire qu’il soit suivi et mis à jour régulièrement afin de détecter et prévenir d’éventuels exploits de sécurité.
Coût : modèle de tarification et coûts cachés
La question du coût est également à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de conciergerie airbnb. Penchez-vous sur son modèle de tarification. Par exemple, celui-ci peut être un :
- Tarif fixe par abonnement (mensuel ou annuel) ;
- Prix à la fonctionnalité (services proposés réunis par tranches tarifaires) ;
- Prix à l’utilisateur (établi selon le nombre d’utilisateurs dans l’entreprise) ;
- Freemium (fonctionnalités basiques gratuites avec tarification échelonnée).
Chaque pricing a ses avantages et inconvénients. Prenez le temps d’analyser les différentes offres proposées afin de trouver celle qui vous correspond le mieux !
Qualité : avis et témoignages des utilisateurs
Enfin, pensez à regarder les avis et témoignages avant d’acheter une solution particulière. Les utilisateurs sont ceux qui en parlent le mieux !
Vous pourrez certainement trouver des avis :
- Directement sur le site du logiciel en question ;
- Sur la fiche Google My Business de l’entreprise ;
- Sur les comparatifs internet.
Cela vous permettra de connaître plus précisément les points forts et points faibles de chaque solution. Et une fois votre choix fait, n’oubliez pas : demandez une démo gratuite afin de vous faire votre propre avis !
Organilog : la référence en matière de logiciel de conciergerie
Choisir un logiciel de gestion pour son entreprise est loin d’être une tâche aisée. Nous l’avons vu : il y a une multitude de paramètres à vérifier pour faire le bon choix. Entre les différentes fonctionnalités, l’interface utilisateur, les modèles de tarification, les avis clients… On se retrouve rapidement submergé d’informations et faire le bon choix peut s’avérer complexe.
Selon, nous la meilleure manière de trouver l’outil qui vous correspond est de le tester. Et la bonne nouvelle, c’est que nous proposons systématiquement une démonstration gratuite de notre solution Organilog Conciergerie. Que diriez-vous d’en profiter ? Notre support est à votre disposition pour vous faire explorer toutes ses fonctionnalités.
Spécialement conçu pour les conciergeries, notre logiciel a été pensé pour simplifier votre quotidien. Il vous déleste des tâches administratives chronophages afin de vous permettre de vous consacrer à votre cœur de métier. Il facilite la communication client, en centralisant les échanges sur une interface sécurisée. Il s’agit d’une solution complète et entièrement personnalisable, mise à jour chaque mois afin de se tenir au plus près de vos besoins.
Voici un aperçu des fonctionnalités proposées par notre logiciel de conciergerie Organilog :
- Planification des différentes tâches et suivi de leur avancée ;
- Création de devis, factures et contrats en quelques clics ;
- Génération de rapports d’interventions complets ;
- Analyse de la rentabilité de l’entreprise via statistiques de l’activité ;
- Centralisation des échanges clients sur une plateforme 100% sécurisée ;
- Envoi automatisé de rapports et questionnaires de satisfaction.
Le tout, en quelques clics et depuis le support de votre choix ! Accessible à tout moment sur smartphone ou ordinateur, notre solution est un véritable assistant pour concierge. Et à la moindre question, notre support 100% français réactif vous répond en quelques minutes.
