En entreprise, les échanges d’e-mails occupent une place de choix dans la communication quotidienne. Chaque jour, un nombre impressionnant d’e-mails est reçu et envoyé.
En tant qu’entreprise de conciergerie, les e-mails occupent également une grande place dans votre quotidien. Afin d’éviter de vous laisser submerger par ces derniers, il est important de mettre en place des stratégies afin d’optimiser leur gestion quotidienne.
Découvrez 5 astuces simples à mettre en place et efficaces pour la gestion de vos e-mails en tant que service de conciergerie.
Consacrez des créneaux fixes
La gestion des e-mails est une tâche qui demande du temps et de l’attention. En effet, il s’agira de les lire, de les classer et d’y répondre en cas de nécessité. Toutes ces étapes pourraient aisément troubler votre concentration pendant la réalisation d’autres activités importantes.
Pour cela, il est vivement conseillé de consacrer à la gestion des e-mails des créneaux fixes qui leur seront entièrement dédiés.
Vous pourrez donc par exemple opter pour une heure à répartir sur une période de la matinée et une autre de l’après-midi. Cette technique vous permettra de passer en revue tous vos e-mails de la journée et de rester concentrer le reste du temps pour la gestion de vos autres tâches.
Bien gérer ses courriels en tant qu’entreprise de conciergerie est une nécessité. Ainsi, que vous soyez une conciergerie d’entreprise ou une conciergerie locative, ce conseil et ceux à suivre s’appliquent à vous !
Videz votre boîte mail
Une boîte mail surchargée présente de nombreux inconvénients. En plus d’être très lente à s’ouvrir, elle peut vous faire perdre un temps précieux au moment de rechercher un mail important par exemple. En plus, les espaces de stockage offerts à l’ouverture d’une boîte mail ne sont pas illimités.
Vous avez donc toutes les raisons de trier vos mails et de procéder régulièrement à la suppression des messages inutiles présents dans votre boîte.
Choisissez donc une fréquence à laquelle vous procéderez à la suppression de vos messages déjà lus, des mails publicitaires et des spams.
Comment vider efficacement votre boîte mail : des conseils !
Maintenant que vous n’avez plus aucun doute concernant l’importance de vider votre boîte mail, découvrez des conseils qui vous permettront de le faire avec efficacité. Ces conseils pourraient tous s’appliquer à la fois ou séparément :
- Optez pour un logiciel spécialisé dans le nettoyage des mails ;
- Supprimez les mails publicitaires déjà lus ;
- Créez des dossiers destinés à différentes catégories de mails et supprimez tous les mails difficiles à classer ;
- Procédez à une suppression de vos mails au moins une fois par semaine.
Automatisez vos e-mails
L’automatisation des e-mails est un moyen efficace d’éviter la répétition de certaines tâches au quotidien. En effet, cette technique permet d’envoyer des mails à des destinataires ciblés au bon moment. L’automatisation des mails est un moyen d’améliorer votre relation avec votre clientèle.
En effet, l’automatisation des mails permettra d’envoyer des mails personnalisés à vos clients en fonction de leurs profils et de leurs différentes attentes. Elle représente le moyen idéal pour non seulement gagner du temps, mais aussi pour resserrer vos liens avec votre clientèle tout en la fidélisant.
Une automatisation des mails bien réalisée permet d’améliorer votre image et de faire évoluer votre stratégie marketing.
Vous pouvez par exemple effectuer des automatisations avec Zapier mais également avec l’outil de gestion Organilog qui vous permet de relancer automatiquement les impayés, d’envoyer des avis de passages et des questionnaires de satisfaction..
Quelques idées d’emails à automatiser
Vous pouvez automatiser de nombreux emails, comme par exemple pour envoyer des formulaires de demande, souhaiter la bienvenue à vos nouveaux clients, pour les remercier d’avoir sollicité vos services, pour les mettre au courant d’un nouveau produit ou encore pour solliciter leur patience dans l’attente de la résolution de leur problème.
Restructurez vos parcours
Cette étape vous permettra de créer des modèles types pour répondre efficacement à vos futurs clients. Il s’agira en effet de réaliser une restitution sur papier du parcours type des envois et réception de messages électroniques entre vous et vos clients du début à la fin de votre collaboration.
Utilisez un portail client
La création d’un espace client est un excellent moyen de satisfaire pleinement sa clientèle tout en gagnant du temps. En effet, un portail client est un espace sécurisé et accessible par un compte client via un mot de passe.
Le portail client vous permettra donc en tant qu’entreprise de conciergerie d’anticiper les besoins de vos clients en mettant à leur disposition toutes les informations qui pourraient les intéresser. Cela diminuera considérablement le nombre de mails à rédiger chaque jour.
Comment créer un espace client ?
Créer un espace client est une tâche aisée à réaliser, surtout si vous vous servez des bons outils. Organilog par exemple est un logiciel spécialement dédié aux conciergeries et utile à la réalisation de plusieurs tâches. Vous n’aurez donc qu’à suivre des instructions simples pour la réalisation de vos espaces clients.
