En tant qu’entreprise de conciergerie, vous faites face régulièrement à diverses problématiques (fuite d’eau, perte de clé, etc.). Lors de maintenance ou de dépannage, vous êtes amené à rédiger un bon d’intervention afin de rendre compte des actions réalisées. Mais comment faire en pratique ? Découvrez comment créer et gérer des fiches d’intervention facilement dans cet article !
Créer un bon d’intervention pour sa conciergerie : 3 étapes clés
Créer un bon d’intervention passe par 3 étapes clés : avant, pendant et après l’opération. Zoom ci-dessous !
Avant l’intervention
Commencez par noter sur la fiche d’intervention l’ensemble des informations du client et de la mission :
· Date de l’intervention ;
· Adresse du lieu et mode d’accès (digicode…) ;
· Coordonnées du client (téléphone, mail, nom commercial, SIRET…) ;
· Identification du technicien en charge de l’opération ;
· Détails de l’intervention (missions, matériel nécessaire, contraintes à prendre en compte…) ;
· Historique du client ;
· Pièces jointes utiles.
Pendant l’intervention
Durant l’opération, le bon d’intervention sert à définir différentes choses, telles que :
· Travaux réalisés par l’équipe intervenante et leur durée ;
· Pièces utilisées ;
· Anomalies éventuellement rencontrées ;
· Préconisations.
Pensez alors à noter les éléments suivants sur votre bon d’intervention :
· Statut de l’opération (en cours, abandonnée…) ;
· Heures effectives (de début et de fin) ;
· Photos en pièce jointe pour illustrer les travaux effectués ;
· Pièces utilisées et pièces manquantes éventuelles.
Il devra ensuite être signé par le client afin de valider l’opération, qui pourra y ajouter ses remarques. Cette signature permet d’attester que celui-ci approuve les travaux effectués et le descriptif des actions. Elle aidera en outre à vous protéger en cas de litige.
Après l’intervention
Après l’intervention, le rapport d’intervention est utile aux différents services de l’entreprise :
· Comptabilité : il permet d’établir la facture et les fiches de salaires correspondants ;
· Marketing / commercial : il permet de reporter les remarques du client dans un outil CRM. Cela est idéal pour améliorer le suivi de la relation client.
Utiliser un logiciel de gestion pour créer un bon d’intervention
Il est possible de télécharger gratuitement un modèle de fiche d’intervention Excel. Mais l’idéal est de recourir à un logiciel de gestion des interventions.
Cet outil informatique vous permet d’optimiser la gestion de votre entreprise et d’améliorer ses performances. En plus de pouvoir générer des fiches d’interventions facilement, il vous permettra de suivre les achats, stocks, demandes clients et bien plus ! Vous pourrez également optimiser votre planning de conciergerie et gagner un temps considérable dans vos activités.
Utiliser une solution dématérialisée plutôt qu’une fiche d’intervention papier est également très pratique pour vos équipes. Lors de situation de mobilité, elles pourront facilement y accéder depuis leur mobile ou tablette.
En outre, un logiciel de fiche d’intervention favorise également la confiance avec les clients. Transparent, il leur permet de ne pas avoir de mauvaises surprises une fois la facture finale reçue.
Enfin, les données seront centralisées et archivées. Cela permettra à votre entreprise de disposer de toutes les informations nécessaires pour établir de nombreux documents (rapport, facture, devis, statistiques…).
Organilog, un logiciel dédié pour créer et gérer des bons d’intervention pour votre conciergerie
Pour créer et gérer des bons d’intervention facilement pour votre conciergerie, choisissez Organilog. Ce logiciel vous permet de générer, signer et envoyer les fiches en seulement quelques clics depuis le terrain.
Mais pas seulement ! Organilog est l’un des meilleurs logiciels de gestion pour conciergerie sur le marché français.
100% français, il offre de nombreuses fonctionnalités pour optimiser l’ensemble des services de votre entreprise :
· Création de bon d’intervention, devis, factures et contrats et relances automatiques ;
· Gestion de planning et organisation d’interventions selon codes couleur ;
· Génération de rapports de statistiques pour analyser votre activité ;
· Gestion des stocks, des achats et des équipements de votre société ;
· Suivi des délais et budgets alloués.
Et bien plus ! Ce logiciel va vous aider à diminuer vos tâches administratives et à optimiser la communication interne entre les différentes équipes. Et ce, depuis une simple application web et mobile, accessible à tout moment !
Vous allez gagner un temps considérable, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier. Alors n’hésitez pas : testez Organilog dès à présent en profitant d’une démonstration gratuite.
