En tant qu’entreprise de conciergerie, vous êtes amenée à réaliser divers services auprès de vos clients. Mais comment facturer les interventions ? La réponse dans cet article !
Tout savoir sur la facturation en conciergerie
L’activité de conciergerie amène à réaliser (ou faire réaliser) de nombreuses interventions. De la gestion de location au ménage, en passant par les dépannages en tout genre. Toutes ces prestations ont un prix que vous allez répercuter sur vos clients en émettant une facture de conciergerie. Zoom sur ces différents aspects…
Réaliser une facture, une obligation légale
Toute personne réalisant une activité économique à titre indépendant avec un autre professionnel doit lui remettre une facture. Une obligation légale, du petit entrepreneur en solo à la société multinationale.
En conciergerie, même topo : vous devez émettre une facture dès la réalisation d’une prestation de services. Celle-ci peut être générée en format papier ou bien électronique. Vous devez la communiquer au client, même s’il n’en fait pas la demande.
Les différents types de facture
Il existe plusieurs types de factures, chacune ayant son utilité dans un cas précis. On retrouve notamment :
· Facture d’acompte (ou de provision) : à émettre lorsque le client règle en avance une partie du montant à payer ;
· Facture de solde : émise après versement d’un acompte pour le paiement final ;
· Facture d’avoir : à émettre afin d’annuler une précédente facture ou pour rectifier une erreur ;
· Facture de clôture : émise à la fin d’un contrat ;
· Facture pro forma : émise à titre informatif pour le client, sans valeur légale (comme un devis).
Les mentions obligatoires à ne pas oublier
Certaines mentions doivent obligatoirement figurer dans votre facture de conciergerie :
· Identité du vendeur (raison sociale, adresse, SIRET, n° de TVA…) ;
· Identité de l’acheteur (raison sociale, référence, date et n° de facture…) ;
· Liste des services ou biens facturés (dénomination, quantité, date de livraison…) ;
· Montant total de la facture (HT, TTC, mentions relatives à la TVA…) ;
· Conditions de paiement (date d’échéance, pénalités applicables en cas de retard…).
Les modalités de conservation des factures
Toute entreprise est soumise à une obligation de conservation de l’ensemble des documents émis et reçus.
Côté factures, vous devez les conserver pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Cela est valable pour les factures au format papier comme pour celles au format électronique.
Comment facturer les prestations de conciergerie ?
Cet à-propos vous a permis d’avoir une bonne vue d’ensemble sur la facturation. Mais cela n’a pas encore répondu à votre question : comment facturer vos prestations de conciergerie ? Découvrez les différentes possibilités ci-dessous !
Utiliser un modèle Excel ou Word
Auparavant, de nombreuses entreprises utilisaient Excel ou Word pour facturer leurs services. On trouve toujours de nombreux modèles de factures sur internet. Pourtant, réaliser une facture sur Excel ou Word est interdit depuis le 1er janvier 2018 !
En effet, il est désormais obligatoire d’utiliser un logiciel spécifique, pour des questions de sécurité et d’intégrité. Celui-ci doit répondre à 4 conditions : sécurisation, inaliénabilité, conservation et archivage des données (article 286-I-3 bis du Code général des impôts).
Excel et Word présentent une fiabilité incertaine et une absence de traçabilité. Il vous est donc impossible de les utiliser pour votre facturation, sous peine de sanctions.
Utiliser un outil gratuit de facturation en ligne
Il existe différents outils de facturation disponibles gratuitement sur internet. La majorité vous permet de réaliser facilement des devis et des factures en quelques clics.
Par contre, leurs fonctionnalités gratuites sont limitées, notamment en nombre d’utilisateurs et de documents. Elles ne sont pas forcément toujours certifiées (vérifiez bien avant de vous y inscrire). En outre, elles sont généralistes, non-adaptées à votre activité de conciergerie.
En bref : Ces outils peuvent très bien convenir à une petite activité (indépendant et TPE principalement). Ils sont faciles d’utilisation, mais ils semblent toujours manquer de quelque chose pour vous convenir à 100%… Mieux vaut opter pour un logiciel dédié payant pour bénéficier de toutes les fonctionnalités nécessaires à votre activité.
Utiliser un logiciel dédié à votre activité de conciergerie : Organilog
Alors, comment facturer en tant que conciergerie ? Exit Excel et les outils gratuits : nous avons la solution idéale pour vous !
Nous vous présentons Organilog conciergerie, l’un des meilleurs logiciels de gestion pour votre activité. Il vous suffit à lui seul pour optimiser l’ensemble de vos tâches. En quelques clics, vous pouvez émettre des factures certifiées conformes et bien plus !
Posez des questions à notre support : nous serons ravis de vous faire une présentation de notre logiciel. Essai gratuit sans engagement !
