Les conciergeries locatives sont des entreprises dont l’utilité pour les propriétaires d’appartement et les locataires occasionnels ou permanents ne fait aucun doute. Ce métier s’est adapté aux nouvelles exigences et avancées dans le domaine de l’immobilier locatif et du airbnb.
Les prestations et missions assignées à une entreprise de conciergerie locative peuvent donc varier énormément et prendre par exemple en compte la réalisation du ménage avant et après location, la gestion efficace des contrats de location, la réalisation du check-in et du check-out, l’assistance aux locataires pendant leur séjour et bien plus encore.
Pour venir à bout de toutes ces tâches et les réaliser avec efficacité, la réalisation d’un planning bien pensé est absolument nécessaire. Découvrez dans cet article des astuces pour la gestion efficace de votre planning de conciergerie locative.
L’inventaire et l’actualisation permanente des tâches à réaliser : un premier pas vers une meilleure organisation de vos tâches
La réalisation d’un inventaire est un excellent moyen qui vous permettra d’avoir une idée claire de toutes les tâches et activités que votre entreprise de conciergerie devra réaliser.
Il s’agira donc de réaliser un inventaire détaillé prenant en compte les tâches considérées comme importantes ainsi que les moins importantes. Cette liste devra être actualisée au fur et à mesure de l’affectation de nouvelles tâches à votre agence.
5 astuces pour bien gérer votre planning de conciergerie !
Après avoir recensé toutes les missions de votre conciergerie, vous pourrez vous organiser selon des astuces simples afin de bien gérer votre planning de travail.
Structurez le planning
Être bien organisé et regrouper les tâches à réaliser par votre agence de conciergerie vous aidera à y voir plus clair pour plus d’efficacité au quotidien. Ainsi, il s’agira de créer différents onglets ou dossiers regroupant par exemple les nouvelles arrivées de locataires, les départs, les travaux de nettoyage des surfaces avant et après les départs, la gestion du linge de maison ou encore la réalisation des approvisionnements selon les besoins des clients.
Chronométrez-vous
La gestion adéquate du temps est un facteur qui déterminera en grande partie l’efficience de votre travail et le respect du planning que vous établirez. Un planning opérationnel devra à tout prix affecter à chaque tâche un temps moyen à ne surtout pas dépasser. Cela vous permettra de tout prendre en compte et de ne réaliser aucune tâche au détriment d’une autre.
En effet, la gestion d’une conciergerie airbnb nécessitera de votre part un chronométrage rigoureux de toutes vos activités. Qu’il s’agisse de la gestion de vos e-mails, de la réalisation d’un planning d’occupation, de la gestion des annonces et demandes en ligne, cette règle devra s’appliquer. Les tâches chronophages nécessiteront bien entendu plus de temps que les activités plus simples. Tenez compte de ces critères le moment venu.
Ajoutez de la couleur !
Le contenu de votre planning importe énormément. Notez cependant que la forme de présentation de votre planning est également importante. Un planning aéré, facile à lire et à comprendre et surtout riche en couleurs vous donnera envie de le lire et de le prendre en compte.
Concernant l’utilisation des couleurs, notez qu’il est conseillé d’opter pour différentes couleurs qui représenteront chacune un type précis de tâche à réaliser. Vous n’aurez ainsi aucune difficulté à vous retrouver pour des journées plus productives.
Pensez accessibilité
Un planning est un outil utile et nécessaire à la bonne marche des activités d’une agence de gestion de location saisonnière. Votre planning devra donc être disponible et aisé à éditer. Les tâches d’une agence de gestion de location saisonnière peuvent nécessiter des interventions régulières sur le terrain. Votre planning devrait donc pouvoir être simplement accessible sur ordinateur ou même sur téléphone portable.
L’accessibilité et la disponibilité de votre planning sont des points importants à ne surtout pas négliger lors de l’établissement de votre planning de conciergerie.
Utilisez un logiciel de gestion
Les logiciels de gestion dédiés aux agences de conciergeries sont des outils d’une grande utilité. Ils sont dotés de plusieurs fonctionnalités capables de répondre à tous vos besoins.
Pour la gestion des plannings, un logiciel de gestion tel que Organilog pourrait vous aider à réaliser et à gérer au mieux vos journées de travail, vos missions et bien plus. Ce logiciel est tout à fait simple à utiliser, efficace et parfaitement adapté à votre entreprise de gestion locative.
Gestion d’agence de conciergerie locative : quelle est l’importance d’un planning bien réalisé ?
Un planning bien établi vous assure une meilleure communication au sein de votre entreprise ainsi qu’un meilleur suivi des besoins de vos clients.
Les avantages qui en découlent sont nombreux :
- La satisfaction et la fidélisation de vos clients ;
- Une meilleure gestion de votre temps ;
- Une gestion optimale des ressources financières et matérielles de l’entreprise ;
- Une communication plus fluide au sein de l’entreprise.
