En tant qu’entreprise de conciergerie, votre quotidien est rythmé par l’occupation de logements. Vous assurez la rotation des séjours en réalisant diverses missions, de la préparation du logement au check-in, check-out et nettoyage. Mais pour les mener à bien, il est nécessaire de mettre en place un planning de conciergerie efficace. Découvrez nos 5 astuces dans cet article !
Planning de conciergerie : nos 5 astuces pour l’optimiser
Le monde de la conciergerie Airbnb est particulièrement compétitif. Pour vous démarquer, un bon business plan de votre conciergerie ne suffit pas. Il vous faut également bien gérer votre planning au quotidien afin d’assurer la satisfaction de vos clients. Voici 5 astuces pour l’optimiser !
#1 : Utilisez un logiciel de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet sont des outils indispensables à toute entreprise. Ils peuvent vous aider à :
· Réaliser un planning de conciergerie organisé et clair ;
· Suivre l’avancement des tâches en temps réel et respecter les échéances ;
· Organiser les projets en sections distinctes ;
· Assigner des tâches à des membres de l’équipe ;
· Etablir une bonne communication interne et externe ;
· Mesurer la rentabilité de votre société.
Et tellement plus, selon le logiciel choisi ! Par exemple, Organilog Conciergerie est un logiciel dédié à votre activité, disposant de fonctionnalités spécialement pensées pour vous.
#2 : Mettez en place un système de réservation en ligne
Pour mieux gérer votre planning de conciergerie locative, pensez à mettre en place un système de réservation par internet. Cela va faciliter le processus pour vos clients en leur permettant de réserver leur séjour en ligne à tout moment. Et du côté de votre entreprise, cela va nettement réduire votre charge de travail administrative en réduisant le nombre d’appels téléphoniques. En plus, vous recevrez des réservations même en dehors de vos horaires d’ouverture.
Pour ce faire, 2 possibilités s’offrent à vous :
· Utiliser des plateformes de réservation en ligne (Airbnb ou Booking.com par exemple) ;
· Créer votre propre site internet avec un système de réservation intégré.
Vous pouvez également combiner les 2 pour obtenir davantage de clients.
#3 : Créez des listes de tâches quotidiennes
Une bonne gestion du planning de conciergerie nécessite de connaître précisément les tâches que chacun doit réaliser. Cela passe par la mise en place quotidienne de listes de tâches pour vos équipes. Pensez à y noter des informations essentielles, telles que :
· Date et heure de la mission (déterminez une durée générale tout en incluant une réserve de temps en cas d’imprévu) ;
· Coordonnées des voyageurs et nombre de locataires ;
· Collaborateur chargé de la mission ;
· Statut de la mission.
Leur objectif est d’aider vos collaborateurs à se concentrer sur les tâches les plus importantes. Cela leur évite de perdre du temps sur des tâches mineures et leur permet de se focaliser sur les priorités.
Vous pouvez ainsi créer des listes de tâches pour chaque membre de l’équipe, selon leurs rôles, compétences et localisation. A la clé, un gain de temps et de productivité pour votre entreprise, mais aussi une meilleure satisfaction client.
#4 : Automatisez les tâches répétitives
Pour ne pas vous retrouver avec un planning débordé, pensez à automatiser certaines tâches. Il existe des outils d’automatisation permettant de simplifier les tâches répétitives, telles que :
· Envoi de courriels de confirmation ;
· Collecte de commentaires clients ;
· Génération de factures et relances.
L’automatisation va vous permettre de réduire votre charge de travail et de gagner en productivité. Mais aussi, d’améliorer l’expérience client en offrant un service plus rapide et efficace. Une chose devenue indispensable pour vous démarquer de la concurrence !
#5 : Suivez les retours clients
Dernière astuce pour mieux gérer votre planning de conciergerie : suivre les retours clients. Il est essentiel de recueillir leurs commentaires et témoignages pour améliorer vos services. Vous pouvez demander leur avis directement lorsqu’ils quittent la location, ou bien leur envoyer un questionnaire de satisfaction par mail.
Cela vous permettra d’identifier les domaines à améliorer et de prendre les mesures adéquates. Cela peut inclure des améliorations à la propriété, des ajustements au service ou une formation supplémentaire de vos équipes.
Suivre les retours clients est particulièrement important lorsque vous débutez votre activité. En cernant mieux les besoins des clients, vous pourrez optimiser votre planning. Vous serez capable de planifier les tâches de manière plus efficace, ce qui améliorera votre productivité.
Organilog : le logiciel pour optimiser votre planning de conciergerie et bien plus
Il est possible de réaliser un planning de conciergerie sur Excel, notamment lorsque vous débutez votre activité. Mais il s’agit d’une tâche redondante et chronophage, surtout si vous avez beaucoup de logements à gérer. Heureusement, il existe des outils de planification bien plus performants !
Pour décupler les performances de votre entreprise, utilisez un logiciel de gestion spécialement conçu pour votre activité. Organilog Conciergerie est l’outil qu’il vous faut pour gagner en efficacité et propulser votre activité vers les plus hauts sommets. 100% français, cet outil vous offre une solution complète avec une interface entièrement personnalisable. Des mises à jour sont réalisées chaque mois dans le but de répondre au mieux à vos besoins.
Véritable assistant pour concierge, notre logiciel est déjà utilisé par plusieurs centaines de sociétés de conciergerie de location saisonnière. Il vous permet de gagner du temps, d’améliorer votre productivité et d’augmenter vos revenus. Il vous allège des tâches répétitives afin de vous permettre de vous concentrer pleinement sur votre activité.
Les différentes fonctionnalités d’Organilog
Facile à utiliser, celui-ci vous permet de gérer l’ensemble des actions liées à votre business. En quelques clics seulement, depuis l’interface de votre choix (smartphone, ordinateur, tablette…), vous pourrez :
· Etablir vos devis, factures et contrats ;
· Gérer vos réservations et votre planning d’occupation ;
· Planifier vos différentes tâches facilement et les organiser par codes couleur ;
· Répartir les missions efficacement entre les différents intervenants ;
· Modifier le planning de conciergerie à tout moment, par simple glisser-déposer ;
· Envoyer le planning automatiquement aux différents collaborateurs ;
· Profiter d’un système de ticketing pour une communication centralisée avec les propriétaires ;
· Suivre les stocks en temps réel ;
· Générer des rapports d’intervention ;
· Analyser automatiquement la rentabilité de votre société.
Et tellement plus ! Que diriez-vous d’explorer l’ensemble de ses fonctionnalités ? N’hésitez pas à faire appel à notre équipe pour profiter d’une démo gratuite. Notre support réactif vous répond sous les meilleurs délais !
